Bon de régie : ce qu'il doit contenir pour être payé sans discussion

Un travail en régie, c'est un travail facturé au temps passé et au matériel utilisé, plutôt qu'à un prix forfaitaire. Une réparation imprévue, un supplément demandé par le client sur le chantier, une intervention de dépannage : tout passe par la régie.

Le problème est connu. Le bon est rempli en fin de journée, parfois en fin de semaine, sur un carnet qui se perd dans la camionnette. Quand la facture arrive, le client conteste une heure, le matériel n'est plus clair, et la facture attend.

Modèle gratuit : téléchargez notre bon de régie en Excel et en PDF, prêt à imprimer. Les heures se calculent seules dans la version Excel.

Les informations indispensables

Un bon de régie sert de preuve. Il doit permettre à quelqu'un qui n'était pas sur place de comprendre ce qui a été fait.

L'en-tête

• le nom de votre entreprise et vos coordonnées ;
• le client : nom, adresse, et le chantier s'il est différent ;
• la référence du projet ou de la commande, si le client en a une ;
• la date.

Les heures

• le nom de chaque personne qui a travaillé ;
• l'heure de début, l'heure de fin et la pause, ou au minimum la durée ;
• la catégorie si elle change le prix : ouvrier qualifié, aide, apprenti ;
• les heures majorées (soir, week-end, urgence), séparées des heures normales.

Le matériel

• la désignation et, si possible, le numéro d'article ;
• la quantité et l'unité (pièces, mètres, kg) ;
• le matériel repris au dépôt autant que celui acheté pour l'occasion.

La description du travail

• en une ou deux phrases : « Remplacement du disjoncteur différentiel, tableau du sous-sol » plutôt que « dépannage ».
• une ou deux photos avant/après évitent beaucoup de discussions.

La signature

• la signature du client ou de son représentant (direction des travaux, concierge), avec son nom en clair ;
• la vôtre ou celle du chef d'équipe.

Les erreurs qui retardent le paiement

• Bon signé en blanc : le client signe, les heures sont ajoutées plus tard. C'est la première source de contestation.
• Bon rempli de mémoire à la fin de la semaine : les durées sont arrondies, le matériel oublié.
• Pas de nom sur la signature : on ne sait plus qui a validé.
• Bon jamais envoyé : il reste dans la camionnette jusqu'à la facturation, et le client ne se souvient plus de l'intervention.
• Prix sur le bon alors que le client n'en a pas besoin : pour le bon signé sur place, les quantités suffisent. Les prix vont sur la facture.

Si votre contrat renvoie à la norme SIA 118, elle contient des règles sur les travaux en régie et la remise des rapports à la direction des travaux. Vérifiez les délais qu'elle prévoit : un rapport remis trop tard peut être plus difficile à faire accepter.

Du carnet au téléphone

Le bon idéal est rempli pendant le travail, signé avant de partir, et envoyé au client le jour même. Sur papier, c'est rarement le cas. Sur téléphone, c'est le déroulement normal :

1. l'ouvrier pointe ses heures sur la régie, avec ses collègues présents ;
2. il ajoute le matériel et une photo ;
3. le client signe sur l'écran ;
4. le bon part en PDF au client et au bureau.

Au bureau, la régie est prête à facturer : les heures, le matériel et le prix d'achat sont déjà là.

Voir comment fonctionnent les régies dans KronDesk, du bon signé sur le chantier jusqu'à la facture avec QR-facture.

FAQ

Un bon de régie a-t-il une valeur légale ?

C'est un moyen de preuve. Signé par le client, il atteste que le travail et le matériel indiqués ont été fournis. Il ne remplace pas la facture, mais il la rend difficile à contester.

Faut-il un bon par jour ou un bon par intervention ?

Pour une intervention courte, un bon par intervention. Pour une régie qui dure plusieurs jours, un bon qui regroupe les jours, signé à la fin, convient aussi, à condition que chaque jour y soit détaillé.

Et si le client n'est pas là pour signer ?

Notez qui était présent, prenez des photos et envoyez le bon au client le jour même en lui demandant de le confirmer. Un bon envoyé immédiatement est beaucoup plus solide qu'un bon envoyé avec la facture un mois plus tard.

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Cet article a une vocation informative et ne remplace pas un conseil juridique.