Rapporto di regia: cosa deve contenere per essere pagato senza discussioni

Un lavoro a regia è un lavoro fatturato in base al tempo impiegato e al materiale utilizzato, invece che a prezzo forfettario. Una riparazione imprevista, un lavoro aggiuntivo chiesto dal cliente in cantiere, un intervento di picchetto: tutto passa dalla regia.

Il problema è noto. Il rapporto viene compilato a fine giornata, a volte a fine settimana, su un blocchetto che si perde nel furgone. Quando arriva la fattura, il cliente contesta un'ora, il materiale non è più chiaro e il pagamento resta in sospeso.

Modello gratuito: scaricate il nostro rapporto di regia in Excel e PDF, pronto da stampare. Nella versione Excel le ore si calcolano da sole.

Le informazioni indispensabili

Un rapporto di regia serve da prova. Deve permettere a qualcuno che non era sul posto di capire cosa è stato fatto.

L'intestazione

• il nome della vostra azienda e i vostri recapiti;
• il cliente: nome, indirizzo, e il cantiere se è diverso;
• il riferimento del progetto o dell'ordine, se il cliente ne ha uno;
• la data.

Le ore

• il nome di ogni persona che ha lavorato;
• l'ora di inizio, l'ora di fine e la pausa, o almeno la durata;
• la categoria se cambia il prezzo: operaio qualificato, aiutante, apprendista;
• le ore con supplemento (sera, fine settimana, urgenza), separate dalle ore normali.

Il materiale

• la designazione e, se possibile, il numero d'articolo;
• la quantità e l'unità (pezzi, metri, kg);
• il materiale preso dal magazzino come quello acquistato per l'occasione.

La descrizione del lavoro

• in una o due frasi: «Sostituzione dell'interruttore differenziale, quadro del seminterrato» piuttosto che «riparazione».
• una o due foto prima/dopo evitano molte discussioni.

La firma

• la firma del cliente o del suo rappresentante (direzione lavori, custode), con il nome in stampatello;
• la vostra o quella del caposquadra.

Gli errori che ritardano il pagamento

• Rapporto firmato in bianco: il cliente firma, le ore vengono aggiunte dopo. È la prima fonte di contestazioni.
• Rapporto compilato a memoria a fine settimana: le durate vengono arrotondate, il materiale dimenticato.
• Nessun nome accanto alla firma: non si sa più chi ha confermato.
• Rapporto mai inviato: resta nel furgone fino alla fatturazione, e il cliente non si ricorda più dell'intervento.
• Prezzi sul rapporto quando il cliente non ne ha bisogno: per il rapporto firmato sul posto bastano le quantità. I prezzi vanno sulla fattura.

Se il vostro contratto rinvia alla norma SIA 118, essa contiene regole sui lavori a regia e sulla consegna dei rapporti alla direzione lavori. Verificate i termini che prevede: un rapporto consegnato troppo tardi può essere più difficile da far accettare.

Dal blocchetto al telefono

Il rapporto ideale viene compilato durante il lavoro, firmato prima di andarsene e inviato al cliente il giorno stesso. Su carta succede raramente. Sul telefono è lo svolgimento normale:

1. l'operaio timbra le sue ore sulla regia, con i colleghi presenti;
2. aggiunge il materiale e una foto;
3. il cliente firma sullo schermo;
4. il rapporto parte in PDF al cliente e all'ufficio.

In ufficio la regia è pronta da fatturare: le ore, il materiale e il prezzo d'acquisto ci sono già.

Scoprite come funzionano i lavori a regia in KronDesk, dal rapporto firmato in cantiere fino alla fattura con QR-fattura.

FAQ

Un rapporto di regia ha valore legale?

È un mezzo di prova. Firmato dal cliente, attesta che il lavoro e il materiale indicati sono stati forniti. Non sostituisce la fattura, ma la rende difficile da contestare.

Un rapporto al giorno o uno per intervento?

Per un intervento breve, un rapporto per intervento. Per una regia che dura più giorni va bene anche un rapporto che raggruppa i giorni, firmato alla fine, a condizione che ogni giorno vi sia dettagliato.

E se il cliente non c'è per firmare?

Annotate chi era presente, scattate delle foto e inviate il rapporto al cliente il giorno stesso chiedendogli di confermarlo. Un rapporto inviato subito è molto più solido di uno inviato con la fattura un mese dopo.

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Questo articolo ha uno scopo informativo e non sostituisce una consulenza legale.