Regierapport: was er enthalten muss, damit er ohne Diskussion bezahlt wird

Eine Regiearbeit wird nach Aufwand und verwendetem Material verrechnet statt zu einem Pauschalpreis. Eine unvorhergesehene Reparatur, eine Zusatzarbeit, die der Kunde auf der Baustelle bestellt, ein Pikett-Einsatz: All das läuft über die Regie.

Das Problem ist bekannt. Der Rapport wird am Abend ausgefüllt, manchmal erst am Ende der Woche, auf einem Block, der im Lieferwagen verloren geht. Wenn die Rechnung kommt, bestreitet der Kunde eine Stunde, das Material ist nicht mehr klar, und die Zahlung bleibt liegen.

Gratis-Vorlage: Laden Sie unseren Regierapport als Excel und PDF herunter, bereit zum Ausdrucken. In der Excel-Version rechnen sich die Stunden selbst.

Die unverzichtbaren Angaben

Ein Regierapport dient als Beweis. Er muss es einer Person, die nicht vor Ort war, ermöglichen zu verstehen, was gemacht wurde.

Der Kopf

• Name Ihres Betriebs und Ihre Kontaktdaten;
• der Kunde: Name, Adresse, und die Baustelle, falls sie abweicht;
• die Projekt- oder Bestellnummer, falls der Kunde eine hat;
• das Datum.

Die Stunden

• der Name jeder Person, die gearbeitet hat;
• Beginn, Ende und Pause, oder mindestens die Dauer;
• die Kategorie, falls sie den Preis ändert: Facharbeiter, Hilfsarbeiter, Lernender;
• Stunden mit Zuschlag (Abend, Wochenende, Notfall), getrennt von den normalen Stunden.

Das Material

• die Bezeichnung und wenn möglich die Artikelnummer;
• Menge und Einheit (Stück, Meter, kg);
• Material aus dem Lager ebenso wie eigens gekauftes.

Die Beschreibung der Arbeit

• in ein oder zwei Sätzen: «Ersatz des Fehlerstromschutzschalters, Verteilung Untergeschoss» statt «Reparatur».
• ein oder zwei Fotos vorher/nachher ersparen viele Diskussionen.

Die Unterschrift

• die Unterschrift des Kunden oder seiner Vertretung (Bauleitung, Hauswart), mit Namen in Blockschrift;
• Ihre eigene oder die des Gruppenleiters.

Fehler, die die Zahlung verzögern

• Blanko unterschriebener Rapport: Der Kunde unterschreibt, die Stunden werden später eingetragen. Das ist die häufigste Ursache für Streit.
• Rapport aus dem Gedächtnis am Ende der Woche: Die Dauer wird gerundet, Material vergessen.
• Kein Name bei der Unterschrift: Man weiss nicht mehr, wer bestätigt hat.
• Rapport nie verschickt: Er bleibt bis zur Rechnungsstellung im Lieferwagen, und der Kunde erinnert sich nicht mehr an den Einsatz.
• Preise auf dem Rapport, obwohl der Kunde sie nicht braucht: Für den vor Ort unterschriebenen Rapport genügen die Mengen. Die Preise gehören auf die Rechnung.

Wenn Ihr Vertrag auf die Norm SIA 118 verweist, enthält sie Regeln zu Regiearbeiten und zur Abgabe der Rapporte an die Bauleitung. Prüfen Sie die dort vorgesehenen Fristen: Ein zu spät abgegebener Rapport lässt sich schwerer durchsetzen.

Vom Block aufs Handy

Der ideale Rapport wird während der Arbeit ausgefüllt, vor dem Gehen unterschrieben und dem Kunden noch am selben Tag geschickt. Auf Papier ist das selten der Fall. Auf dem Handy ist es der normale Ablauf:

1. der Mitarbeitende stempelt seine Stunden auf die Regie, zusammen mit den anwesenden Kollegen;
2. er erfasst das Material und ein Foto;
3. der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm;
4. der Rapport geht als PDF an den Kunden und ans Büro.

Im Büro ist die Regie bereit für die Rechnung: Stunden, Material und Einkaufspreis sind schon da.

So funktionieren die Regiearbeiten in KronDesk, vom unterschriebenen Rapport auf der Baustelle bis zur Rechnung mit QR-Einzahlungsschein.

FAQ

Ist ein Regierapport rechtlich verbindlich?

Er ist ein Beweismittel. Vom Kunden unterschrieben, bestätigt er, dass die angegebene Arbeit und das Material geliefert wurden. Er ersetzt die Rechnung nicht, macht sie aber schwer anfechtbar.

Ein Rapport pro Tag oder pro Einsatz?

Für einen kurzen Einsatz ein Rapport pro Einsatz. Für eine Regie über mehrere Tage passt auch ein Rapport, der die Tage zusammenfasst und am Schluss unterschrieben wird, sofern jeder Tag einzeln aufgeführt ist.

Und wenn der Kunde zum Unterschreiben nicht da ist?

Notieren Sie, wer anwesend war, machen Sie Fotos und schicken Sie dem Kunden den Rapport noch am selben Tag mit der Bitte um Bestätigung. Ein sofort verschickter Rapport ist viel stärker als einer, der einen Monat später mit der Rechnung kommt.

---

Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung.