App di timbratura per il cantiere: 8 criteri per scegliere bene

Passare dal quaderno o da Excel a un'app di timbratura fa risparmiare tempo ogni settimana: meno inserimenti il venerdì, meno correzioni, salari più rapidi. Ma un'app scelta male viene abbandonata dopo un mese, perché i dipendenti non la usano.

Ecco le domande da porsi prima di decidere. Valgono per qualsiasi strumento, compreso il nostro.

1. I vostri dipendenti la useranno davvero?

È il criterio numero uno. In cantiere nessuno vuole navigare in cinque menu con i guanti.

• Avviare e fermare la timbratura deve richiedere uno o due tocchi.
• L'app deve funzionare sul telefono personale dei dipendenti, iPhone come Android.
• Provatela voi stessi per una giornata in cantiere, non solo in ufficio.

2. Funziona senza rete?

Seminterrati, cantine, zone di montagna: in cantiere la rete manca spesso. Una buona app conserva la timbratura sul telefono e la invia appena la rete torna. Chiedetelo esplicitamente, e provate in modalità aereo.

3. Le ore sono collegate ai progetti?

Sapere quante ore sono state dedicate a ogni cantiere è ciò che permette di vedere se un progetto è redditizio, di fatturare correttamente e di fare un'offerta migliore la prossima volta. Un semplice badge di entrata e uscita non lo permette.

4. Rispetta il diritto svizzero?

Lo strumento deve tenere una registrazione conforme alla Legge sul lavoro: inizio, fine, pause, totali, conservazione per 5 anni. Leggete il nostro articolo sulla registrazione dell'orario di lavoro. Verificate inoltre:

• il calcolo delle ore supplementari secondo l'orario di ogni dipendente (tempo parziale compreso);
• i giorni festivi del vostro cantone;
• le vacanze calcolate in ore, per le mezze giornate e il tempo parziale;
• dove sono ospitati i dati, idealmente in Svizzera o in Europa.

5. Il titolare può validare in modo semplice?

Il titolare deve poter controllare la settimana di ognuno in pochi minuti, vedere i giorni mancanti, correggere un errore e validare. Una volta validata, la settimana non dovrebbe più poter essere modificata dal dipendente.

6. Parla la lingua delle vostre squadre?

In Svizzera una stessa squadra mescola spesso italiano, tedesco e francese. Un'app in cui ogni dipendente sceglie la propria lingua evita molti errori di inserimento.

7. Cosa produce per i salari?

A fine mese bisogna trasmettere le ore alla fiduciaria o al software dei salari. Verificate:

• un'esportazione chiara (PDF leggibile e file Excel);
• ore supplementari, assenze e spese separate;
• i collegamenti con gli strumenti che usate già, per esempio Bexio.

8. Quanto costa davvero?

Guardate il prezzo per la vostra dimensione di squadra, non il prezzo d'ingresso. Ponete anche queste domande:

• C'è un periodo di prova gratuito senza carta di credito?
• Le funzioni di cui avete bisogno (regie, esportazione, più lingue) sono incluse o in opzione?
• Potete recuperare i vostri dati se smettete?

Per giudicare il prezzo, confrontatelo con il tempo perso oggi: un'ora alla settimana di inserimenti e correzioni per il titolare, più mezz'ora per dipendente, fanno presto diverse centinaia di franchi al mese.

Come provare senza perdere tempo

1. Una settimana, due o tre dipendenti volontari, su un vero cantiere.
2. Tenete il quaderno in parallelo durante quella settimana e confrontate i totali.
3. Validate la settimana come titolare e fate un'esportazione per i salari.
4. Chiedete ai dipendenti cosa li ha disturbati.

Se la settimana va bene, estendete a tutta la squadra. Se i dipendenti hanno dimenticato di timbrare metà del tempo, lo strumento non è quello giusto, o va spiegato meglio.

FAQ

I dipendenti devono usare il telefono personale?

È la soluzione più comune nelle PMI. L'app deve allora registrare solo il tempo di lavoro, senza seguire la posizione del dipendente al di fuori delle timbrature. Spiegatelo chiaramente alla squadra.

E per un dipendente senza smartphone?

Il titolare o il caposquadra può inserire le ore per lui, oppure il dipendente può usare un tablet condiviso al deposito.

Quanto tempo serve per introdurre uno strumento?

Per una PMI da 5 a 20 persone basta in genere un pomeriggio: creare i cantieri, invitare i dipendenti, definire gli orari. Il vero periodo di adattamento sono le prime due settimane di utilizzo.

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KronDesk è un'app svizzera di timbratura per progetto, gestione delle vacanze e lavori a regia per le PMI. Vedere le funzionalità.