Zeiterfassungs-App für die Baustelle: 8 Kriterien für die richtige Wahl

Wer vom Notizbuch oder von Excel auf eine Zeiterfassungs-App wechselt, gewinnt jede Woche Zeit: weniger Erfassung am Freitag, weniger Korrekturen, schnellere Lohnabrechnung. Eine schlecht gewählte App wird aber nach einem Monat wieder aufgegeben, weil die Mitarbeitenden sie nicht benutzen.

Hier die Fragen, die Sie vor dem Entscheid stellen sollten. Sie gelten für jedes Werkzeug, auch für unseres.

1. Werden Ihre Mitarbeitenden die App wirklich benutzen?

Das ist das wichtigste Kriterium. Auf der Baustelle will niemand mit Handschuhen durch fünf Menüs klicken.

• Stempeln beim Start und beim Stopp muss mit einem oder zwei Fingertipps gehen.
• Die App muss auf dem privaten Handy der Mitarbeitenden laufen, iPhone wie Android.
• Testen Sie sie selbst einen Tag lang auf der Baustelle, nicht nur im Büro.

2. Funktioniert sie ohne Netz?

Untergeschosse, Keller, Bergregionen: Auf der Baustelle fehlt oft das Netz. Eine gute App speichert das Stempeln auf dem Handy und schickt es, sobald das Netz zurück ist. Fragen Sie ausdrücklich danach und probieren Sie es im Flugmodus aus.

3. Sind die Stunden den Projekten zugeordnet?

Zu wissen, wie viele Stunden auf jeder Baustelle geleistet wurden, zeigt, ob ein Projekt rentiert, erlaubt korrekte Rechnungen und bessere Offerten für das nächste Projekt. Ein einfacher Badge beim Ein- und Ausgang kann das nicht.

4. Entspricht sie dem Schweizer Recht?

Das Werkzeug muss eine Erfassung nach Arbeitsgesetz führen: Beginn, Ende, Pausen, Totale, Aufbewahrung während 5 Jahren. Siehe unseren Artikel zur Arbeitszeiterfassung. Prüfen Sie ausserdem:

• die Berechnung der Überstunden nach dem Arbeitszeitmodell jedes Mitarbeitenden (auch Teilzeit);
• die Feiertage Ihres Kantons;
• Ferien in Stunden gerechnet, für halbe Tage und Teilzeit;
• den Speicherort der Daten, idealerweise in der Schweiz oder in Europa.

5. Kann der Chef einfach visieren?

Der Chef muss die Woche jedes Mitarbeitenden in wenigen Minuten prüfen, fehlende Tage sehen, einen Fehler korrigieren und visieren können. Einmal visiert, sollte der Mitarbeitende die Woche nicht mehr ändern können.

6. Spricht sie die Sprache Ihrer Teams?

In der Schweiz mischt ein Team oft Deutsch, Französisch und Italienisch. Eine App, in der jeder Mitarbeitende seine Sprache wählt, vermeidet viele Erfassungsfehler.

7. Was liefert sie für die Lohnabrechnung?

Am Monatsende müssen die Stunden an den Treuhänder oder an die Lohnsoftware gehen. Prüfen Sie:

• einen klaren Export (lesbares PDF und Excel-Datei);
• Überstunden, Absenzen und Spesen getrennt ausgewiesen;
• die Anbindung an Ihre bestehenden Werkzeuge, zum Beispiel Bexio.

8. Was kostet sie wirklich?

Schauen Sie auf den Preis für Ihre Teamgrösse, nicht auf den Einstiegspreis. Fragen Sie auch:

• Gibt es eine Gratis-Testphase ohne Kreditkarte?
• Sind die Funktionen, die Sie brauchen (Regie, Export, mehrere Sprachen), inbegriffen oder kosten sie extra?
• Bekommen Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie aufhören?

Um den Preis zu beurteilen, vergleichen Sie ihn mit der heute verlorenen Zeit: eine Stunde pro Woche Erfassung und Korrekturen für den Chef plus eine halbe Stunde pro Mitarbeitenden ergibt schnell mehrere hundert Franken pro Monat.

So testen Sie, ohne Zeit zu verlieren

1. Eine Woche, zwei oder drei freiwillige Mitarbeitende, auf einer echten Baustelle.
2. Führen Sie das Notizbuch in dieser Woche parallel weiter und vergleichen Sie die Totale.
3. Visieren Sie die Woche als Chef und machen Sie einen Export für die Lohnabrechnung.
4. Fragen Sie die Mitarbeitenden, was sie gestört hat.

Wenn die Woche gut läuft, dehnen Sie es auf das ganze Team aus. Wenn die Mitarbeitenden die Hälfte der Zeit vergessen haben zu stempeln, ist das Werkzeug nicht das richtige, oder es muss besser erklärt werden.

FAQ

Müssen die Mitarbeitenden ihr privates Handy benutzen?

In KMU ist das am häufigsten. Die App darf dann nur die Arbeitszeit erfassen, ohne den Standort des Mitarbeitenden ausserhalb des Stempelns zu verfolgen. Erklären Sie das dem Team klar.

Und für einen Mitarbeitenden ohne Smartphone?

Der Chef oder der Gruppenleiter kann seine Stunden für ihn erfassen, oder er benutzt ein gemeinsames Tablet im Werkhof.

Wie lange dauert die Einführung?

Für ein KMU mit 5 bis 20 Personen genügt meist ein Nachmittag: Baustellen anlegen, Mitarbeitende einladen, Arbeitszeiten festlegen. Die eigentliche Eingewöhnung sind die ersten zwei Wochen im Einsatz.

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KronDesk ist eine Schweizer App für Zeiterfassung pro Projekt, Ferienverwaltung und Regiearbeiten für KMU. Funktionen ansehen.