Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: was der Arbeitgeber festhalten muss

In der Schweiz muss der Arbeitgeber zeigen können, wie lange jeder Mitarbeitende gearbeitet hat. Das ist keine freiwillige gute Praxis, sondern eine Pflicht aus dem Arbeitsgesetz. Bei einer Kontrolle des Arbeitsinspektorats oder in einem Streit über Überstunden ist genau diese Erfassung massgebend.

Hier steht, was das Gesetz konkret verlangt, und welche zwei Erleichterungen es gibt.

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Die Grundregel

Das Arbeitsgesetz (ArG, Art. 46) verpflichtet den Arbeitgeber, die Verzeichnisse und Unterlagen bereitzuhalten, die für den Vollzug des Gesetzes nötig sind. Die Verordnung 1 (ArGV 1, Art. 73) legt fest, was sie enthalten müssen. Für jeden Mitarbeitenden:

• die Personalien;
• die Art der Beschäftigung;
• die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit;
• Beginn und Ende der Arbeit;
• Pausen von einer halben Stunde und mehr;
• die Ruhe- und Ersatzruhetage, wenn sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen;
• allfällige Lohn- und Zeitzuschläge (Nacht-, Sonntags- und Überzeitarbeit).

Wie lange muss man die Erfassung aufbewahren?

Fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (ArGV 1, Art. 73 Abs. 2). Die Stunden von 2026 müssen also bis 2031 einsehbar bleiben, auch für Mitarbeitende, die das Unternehmen inzwischen verlassen haben.

Prüfen Sie das bei Ihrem Werkzeug: Wenn Sie das Konto einer ehemaligen Mitarbeiterin löschen, darf ihre Stundenhistorie nie verschwinden.

Die vereinfachte Erfassung (ArGV 1, Art. 73b)

Für Mitarbeitende, die einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit selbst festlegen können, genügt die Erfassung der gesamten täglichen Arbeitszeit. Beginn, Ende und Pausen müssen dann nicht notiert werden (ausser bei Nacht- oder Sonntagsarbeit).

Die Bedingungen:

• in einem Betrieb mit 50 oder mehr Mitarbeitenden braucht es eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung (oder der Mehrheit der Mitarbeitenden);
• in einem Betrieb mit weniger als 50 Mitarbeitenden genügt eine schriftliche Einzelvereinbarung;
• es muss ein jährliches Gespräch über die Arbeitsbelastung stattfinden.

Für einen Handwerker auf der Baustelle, der den Arbeitszeiten seines Teams folgt, passt diese Option meistens nicht: Er legt seine Arbeitszeit nicht selbst fest.

Bedingungen und nötige Vereinbarung erklärt unser Artikel zur vereinfachten Zeiterfassung.

Der Verzicht (ArGV 1, Art. 73a)

Man kann auf die Erfassung ganz verzichten, aber nur für Mitarbeitende, die:

• über grosse Autonomie bei ihrer Arbeit und ihren Arbeitszeiten verfügen;
• einen Bruttojahreslohn von über 120 000 CHF (inklusive Boni) verdienen;
• schriftlich zugestimmt haben;

und nur, wenn ein Gesamtarbeitsvertrag dies vorsieht. In einem Handwerks-KMU ist das selten.

Was bei einer Kontrolle nicht genügt

• Ein Notizbuch, das am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird.
• Eine Excel-Tabelle, die am Monatsende nachträglich erstellt wird.
• Stundenzettel ohne Beginn und Ende der Arbeit.
• Stunden, bei denen die Pausen nicht ersichtlich sind.

Das Problem ist nicht das Werkzeug, sondern die Verlässlichkeit. Je später die Stunden notiert werden, desto angreifbarer sind sie. In einem Streit über Überstunden muss oft der Arbeitgeber zeigen, dass seine Erfassung stimmt.

Das Wichtigste in Kürze

1. Für jeden Mitarbeitenden braucht es eine Erfassung seiner Stunden: Beginn, Ende, Pausen, Totale pro Tag und Woche.
2. Die Erfassung wird 5 Jahre aufbewahrt.
3. Die vereinfachte Erfassung (nur Dauer pro Tag) verlangt eine schriftliche Vereinbarung und selbständig arbeitende Mitarbeitende.
4. Der vollständige Verzicht ist hohen Löhnen mit grosser Autonomie vorbehalten, über einen GAV.

Mehr zur Berechnung der zusätzlichen Stunden lesen Sie in unserem Leitfaden zu den Überstunden in der Schweiz.

FAQ

Muss der Chef auch seine eigenen Stunden erfassen?

Nein, das Arbeitsgesetz schützt die Arbeitnehmenden. Der Betriebsinhaber selbst ist ihm nicht unterstellt. Familienmitglieder, die im Betrieb arbeiten, haben ebenfalls einen besonderen Status (ArG, Art. 4).

Müssen Lernende stempeln?

Ja, wie alle Mitarbeitenden. Für Jugendliche unter 18 Jahren gelten zusätzlich strengere Regeln zu Arbeitszeit und Pausen (ArGV 5).

Genügt ein einfacher Badge beim Eingang?

Er genügt, wenn er die tatsächlichen Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende inklusive Pausen liefert. Auf der Baustelle beginnt die Arbeit oft weit weg vom Werkhof: Das Stempeln per Handy zu Beginn und am Ende des Tages ist genauer.

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