Vereinfachte Zeiterfassung in der Schweiz: für wen sie gilt und wie Sie sie einführen

Seit 2016 erlaubt das Schweizer Recht, dass bestimmte Mitarbeitende nur die Dauer ihrer Arbeit pro Tag erfassen: ohne Beginn, ohne Ende, ohne Pausen. Das ist die vereinfachte Arbeitszeiterfassung nach der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1, Art. 73b).

In einem KMU aus Bau, Gartenbau oder Reinigung betrifft sie selten die Equipen. Sie kann aber die Erfassung für einige Personen im Büro oder in der Projektleitung vereinfachen. Hier sehen Sie, ob Sie sie nutzen dürfen und was dafür nötig ist.

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Die normale Regel zum Vergleich

Ohne besondere Vereinbarung muss der Arbeitgeber für alle Mitarbeitenden erfassen (ArGV 1, Art. 73):

• Beginn und Ende der Arbeit;
• Pausen ab einer halben Stunde;
• die Arbeitsdauer pro Tag und pro Woche, einschliesslich Überstunden;
• Ruhetage und Zuschläge (Nacht, Sonntag).

Die Aufzeichnungen sind 5 Jahre aufzubewahren. Die Einzelheiten stehen in unserem Artikel zur Arbeitszeiterfassung in der Schweiz.

Was sich mit der vereinfachten Erfassung ändert

Bei der vereinfachten Erfassung genügt die gesamte Arbeitsdauer pro Tag, zum Beispiel «Dienstag: 8 Std. 45».

Zwei Dinge bleiben Pflicht:

• Nacht- und Sonntagsarbeit wird immer mit Beginn und Ende erfasst;
• die Aufzeichnungen werden weiterhin 5 Jahre aufbewahrt.

Welche Mitarbeitenden kommen in Frage?

Die zentrale Bedingung: Die Person muss einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit selbst festlegen können. Sie entscheidet, wann sie anfängt, wann sie aufhört und wie sie ihren Tag einteilt.

In einem Handwerks-KMU sind das oft:

• ein Projektleiter, der Besichtigungen, Ausmasse und Kundentermine selbst plant;
• eine Person im Büro (Administration, Buchhaltung) mit freier Arbeitszeit;
• ein Servicetechniker, der seine Tour und seine Zeiten selbst organisiert.

Nicht geeignet ist die vereinfachte Erfassung dagegen:

• für Mitarbeitende, die dem Zeitplan der Equipe folgen;
• für Lernende;
• für Mitarbeitende, deren Arbeitsbeginn und -ende der Chef oder der Vorarbeiter bestimmt.

Für sie gilt die vollständige Erfassung, auch im kleinen Betrieb.

Die nötige Vereinbarung

Die vereinfachte Erfassung gilt nicht automatisch. Es braucht eine Vereinbarung, deren Form von der Betriebsgrösse abhängt.

Weniger als 50 Mitarbeitende: Eine schriftliche Einzelvereinbarung mit jeder betroffenen Person genügt. Sie muss:

• auf die geltenden Regeln zu Arbeits- und Ruhezeit verweisen;
• ein jährliches Gespräch über die Arbeitsbelastung vorsehen, damit sichergestellt ist, dass die Person nicht zu viel arbeitet.

50 Mitarbeitende oder mehr: Nötig ist eine Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmervertretung, oder der Mehrheit der Mitarbeitenden, wenn es keine Vertretung gibt. Eine Einzelvereinbarung genügt nicht.

Bewahren Sie die unterschriebene Vereinbarung zusammen mit den Zeitaufzeichnungen auf: Bei einer Kontrolle erklärt sie, warum Beginn und Ende fehlen.

Vereinfachte Erfassung und Verzicht

Die beiden werden oft verwechselt. Der Verzicht (ArGV 1, Art. 73a) streicht die Erfassung ganz. Er ist aber Mitarbeitenden mit grosser Autonomie und einem Bruttojahreslohn über 120 000 CHF vorbehalten, und nur wenn ein Gesamtarbeitsvertrag ihn vorsieht. Im Handwerks-KMU ist das selten.

Kurz zusammengefasst:

• Vollständige Erfassung: für alle Mitarbeitenden, ohne Voraussetzung. Erfasst werden Beginn, Ende, Pausen und Totale.
• Vereinfachte Erfassung: für Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit selbst festlegen, mit schriftlicher Vereinbarung. Erfasst wird die Dauer pro Tag, Nacht- und Sonntagsarbeit im Detail.
• Verzicht: für hohe Löhne mit grosser Autonomie, mit GAV und schriftlicher Vereinbarung. Es wird nichts erfasst.

Häufige Fehler

• Die ganze Equipe auf vereinfachte Erfassung umstellen, um Zeit zu sparen. Wer dem Zeitplan der Baustelle folgt, hat keinen Anspruch darauf.
• Die schriftliche Vereinbarung vergessen. Ohne sie sind Aufzeichnungen ohne Beginn und Ende unvollständig.
• Das Jahresgespräch auslassen. Es gehört zu den Bedingungen.
• Die Dauer erst am Monatsende eintragen. Vereinfacht wird, was erfasst wird, nicht wann: Die Dauer wird täglich notiert.

Das Wichtigste in Kürze

1. Bei der vereinfachten Erfassung wird nur die Arbeitsdauer pro Tag notiert.
2. Sie ist Mitarbeitenden vorbehalten, die einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit selbst festlegen.
3. Unter 50 Mitarbeitenden genügen eine schriftliche Einzelvereinbarung und ein jährliches Gespräch.
4. Nacht- und Sonntagsarbeit wird immer im Detail erfasst, und alles wird 5 Jahre aufbewahrt.

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Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Massgebend ist die ArGV 1, Art. 73 bis 73b (fedlex.admin.ch); das SECO veröffentlicht dazu eine ausführliche Wegleitung.