Enregistrement simplifié du temps de travail : pour qui, et comment le mettre en place

Depuis 2016, la loi suisse permet à certains employés de noter seulement la durée de leur travail par jour, sans heure de début, sans heure de fin et sans pauses. C'est l'enregistrement simplifié, prévu par l'ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (OLT 1, art. 73b).

Dans une PME du bâtiment, du paysage ou du nettoyage, il concerne rarement les équipes. Il peut en revanche alléger le suivi de quelques personnes au bureau ou à la tête des projets. Voici comment savoir si vous pouvez l'utiliser, et ce qu'il faut prévoir.

Modèle gratuit : pour l'enregistrement complet, téléchargez notre feuille d'heures hebdomadaire en Excel et en PDF.

La règle normale, pour comparer

Sans accord particulier, l'employeur doit enregistrer pour chaque employé (OLT 1, art. 73) :

• les heures de début et de fin du travail ;
• les pauses d'une demi-heure ou plus ;
• la durée du travail par jour et par semaine, heures supplémentaires comprises ;
• les jours de repos et les suppléments (nuit, dimanche).

Ces relevés se gardent 5 ans. Le détail est dans notre article sur l'enregistrement du temps de travail en Suisse.

Ce que change l'enregistrement simplifié

Avec l'enregistrement simplifié, il suffit de noter la durée totale travaillée chaque jour, par exemple « mardi : 8 h 45 ».

Deux choses restent obligatoires :

• le travail de nuit et du dimanche doit toujours être enregistré avec son début et sa fin ;
• les relevés se gardent toujours 5 ans.

Quels employés peuvent en bénéficier ?

La condition clé : l'employé doit pouvoir fixer lui-même une part importante de ses horaires. Il décide quand il commence, quand il s'arrête et comment il répartit sa journée.

Dans une PME de l'artisanat, cela correspond souvent à :

• un chef de projet qui organise ses visites, ses métrés et ses rendez-vous clients ;
• une personne au bureau (administration, comptabilité) avec un horaire libre ;
• un technicien qui gère seul sa tournée d'entretien et ses horaires.

À l'inverse, l'enregistrement simplifié ne convient pas :

• aux ouvriers qui suivent l'horaire de l'équipe ;
• aux apprentis ;
• aux employés dont le patron ou le chef d'équipe fixe le début et la fin de la journée.

Pour eux, l'enregistrement complet reste la règle, même dans une petite entreprise.

L'accord à mettre en place

L'enregistrement simplifié ne s'applique pas automatiquement. Il faut un accord, et sa forme dépend de la taille de l'entreprise.

Moins de 50 employés : un accord individuel écrit avec chaque employé concerné suffit. Il doit :

• rappeler les règles applicables sur la durée du travail et du repos ;
• prévoir un entretien annuel sur la charge de travail, pour vérifier que l'employé ne travaille pas trop.

50 employés ou plus : il faut une convention entre l'employeur et la représentation des travailleurs, ou la majorité des employés s'il n'y a pas de représentation. Un accord individuel ne suffit pas.

Gardez une copie signée de l'accord avec les relevés d'heures : en cas de contrôle, c'est ce document qui justifie que les heures de début et de fin manquent.

L'enregistrement simplifié et la renonciation

On les confond souvent. La renonciation (OLT 1, art. 73a) supprime tout enregistrement, mais elle est réservée aux employés très autonomes qui gagnent plus de 120 000 CHF brut par an, et seulement si une convention collective de travail la prévoit. Dans une PME de l'artisanat, ce cas est rare.

En résumé :

• Enregistrement complet : pour tous les employés, sans condition. On note le début, la fin, les pauses et les totaux.
• Enregistrement simplifié : pour les employés qui fixent leurs horaires, avec un accord écrit. On note la durée par jour, et le détail pour le travail de nuit et du dimanche.
• Renonciation : pour les hauts salaires autonomes, avec une CCT et un accord écrit. On ne note rien.

Les erreurs fréquentes

• Appliquer le régime simplifié à toute l'équipe pour gagner du temps. Un ouvrier qui suit l'horaire du chantier n'y a pas droit.
• Oublier l'accord écrit. Sans lui, des relevés sans heures de début et de fin sont incomplets.
• Sauter l'entretien annuel. Il fait partie des conditions.
• Noter la durée en fin de mois. Le régime simplifié allège ce qu'on note, pas le moment où on le note : la durée se note chaque jour.

Ce qu'il faut retenir

1. L'enregistrement simplifié permet de noter seulement la durée du travail par jour.
2. Il est réservé aux employés qui fixent eux-mêmes une part importante de leurs horaires.
3. En dessous de 50 employés, un accord individuel écrit et un entretien annuel suffisent.
4. Le travail de nuit et du dimanche se note toujours en détail, et tout se garde 5 ans.

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Cet article a une vocation informative et ne remplace pas un conseil juridique. Le texte de référence est l'OLT 1, art. 73 à 73b (fedlex.admin.ch) ; le SECO publie aussi un commentaire détaillé.