Registrazione semplificata dell'orario di lavoro: per chi vale e come introdurla

Dal 2016 il diritto svizzero permette ad alcuni dipendenti di registrare solo la durata del lavoro al giorno, senza ora di inizio, senza ora di fine e senza pause. È la registrazione semplificata, prevista dall'ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (OLL 1, art. 73b).

In una PMI dell'edilizia, del giardinaggio o delle pulizie riguarda raramente le squadre. Può però alleggerire la registrazione di alcune persone in ufficio o alla guida dei progetti. Ecco come capire se potete usarla e cosa serve.

Modello gratuito: per la registrazione completa, scaricate il nostro foglio ore settimanale in Excel e PDF.

La regola normale, per confronto

Senza un accordo particolare, il datore di lavoro deve registrare per ogni dipendente (OLL 1, art. 73):

• l'ora di inizio e di fine del lavoro;
• le pause di mezz'ora o più;
• la durata del lavoro al giorno e alla settimana, ore supplementari comprese;
• i giorni di riposo e i supplementi (notte, domenica).

Queste registrazioni si conservano 5 anni. I dettagli sono nel nostro articolo sulla registrazione dell'orario di lavoro in Svizzera.

Cosa cambia con la registrazione semplificata

Con la registrazione semplificata basta annotare la durata totale lavorata ogni giorno, per esempio «martedì: 8 h 45».

Due cose restano obbligatorie:

• il lavoro notturno e domenicale si registra sempre con inizio e fine;
• le registrazioni si conservano sempre 5 anni.

Quali dipendenti possono beneficiarne?

La condizione chiave: il dipendente deve poter stabilire da sé una parte importante del proprio orario. Decide quando inizia, quando smette e come organizza la giornata.

In una PMI artigianale si tratta spesso di:

• un capoprogetto che organizza sopralluoghi, misurazioni e appuntamenti con i clienti;
• una persona in ufficio (amministrazione, contabilità) con orario libero;
• un tecnico che gestisce da solo il proprio giro di manutenzione e i propri orari.

La registrazione semplificata non è adatta, invece:

• ai dipendenti che seguono l'orario della squadra;
• agli apprendisti;
• ai dipendenti di cui il titolare o il caposquadra fissa l'inizio e la fine della giornata.

Per loro resta la registrazione completa, anche in una piccola azienda.

L'accordo necessario

La registrazione semplificata non si applica da sola. Serve un accordo, la cui forma dipende dalle dimensioni dell'azienda.

Meno di 50 dipendenti: basta un accordo individuale scritto con ogni dipendente interessato. Deve:

• richiamare le regole applicabili sulla durata del lavoro e del riposo;
• prevedere un colloquio annuale sul carico di lavoro, per verificare che il dipendente non lavori troppo.

50 dipendenti o più: serve una convenzione tra il datore di lavoro e la rappresentanza dei lavoratori, o la maggioranza dei dipendenti se non c'è una rappresentanza. Un accordo individuale non basta.

Conservate una copia firmata dell'accordo insieme alle registrazioni delle ore: in caso di controllo è questo documento che spiega perché mancano inizio e fine.

Registrazione semplificata e rinuncia

Spesso vengono confuse. La rinuncia (OLL 1, art. 73a) elimina ogni registrazione, ma è riservata ai dipendenti molto autonomi con un salario lordo annuo superiore a 120 000 CHF, e solo se un contratto collettivo di lavoro la prevede. In una PMI artigianale è un caso raro.

In sintesi:

• Registrazione completa: per tutti i dipendenti, senza condizioni. Si annotano inizio, fine, pause e totali.
• Registrazione semplificata: per i dipendenti che stabiliscono il proprio orario, con un accordo scritto. Si annota la durata al giorno, e il dettaglio per il lavoro notturno e domenicale.
• Rinuncia: per salari alti e autonomi, con un CCL e un accordo scritto. Non si annota nulla.

Gli errori frequenti

• Applicare il regime semplificato a tutta la squadra per risparmiare tempo. Chi segue l'orario del cantiere non ne ha diritto.
• Dimenticare l'accordo scritto. Senza, registrazioni prive di inizio e fine sono incomplete.
• Saltare il colloquio annuale. Fa parte delle condizioni.
• Annotare la durata a fine mese. Si semplifica cosa si registra, non quando: la durata si annota ogni giorno.

In sintesi

1. La registrazione semplificata permette di annotare solo la durata del lavoro al giorno.
2. È riservata ai dipendenti che stabiliscono da sé una parte importante del proprio orario.
3. Sotto i 50 dipendenti bastano un accordo individuale scritto e un colloquio annuale.
4. Il lavoro notturno e domenicale si registra sempre in dettaglio, e tutto si conserva 5 anni.

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Questo articolo ha scopo informativo e non sostituisce una consulenza giuridica. Il testo di riferimento è l'OLL 1, art. 73-73b (fedlex.admin.ch); la SECO pubblica anche un commento dettagliato.