Registrazione dell'orario di lavoro in Svizzera: cosa deve annotare il datore di lavoro

In Svizzera il datore di lavoro deve poter dimostrare quanto tempo ha lavorato ogni dipendente. Non è una buona pratica facoltativa: è un obbligo della Legge sul lavoro. In caso di controllo dell'ispettorato del lavoro o di un contenzioso sulle ore supplementari, è questa registrazione a fare fede.

Ecco cosa chiede concretamente la legge, e le due agevolazioni possibili.

Modello gratuito: scaricate il nostro foglio ore settimanale in Excel e PDF. Nella versione Excel ore e totale della settimana si calcolano da soli.

La regola di base

La Legge sul lavoro (LL, art. 46) obbliga il datore di lavoro a tenere a disposizione delle autorità gli elenchi e i documenti necessari all'applicazione della legge. L'ordinanza 1 (OLL 1, art. 73) precisa cosa devono contenere. Per ogni dipendente:

• i dati personali;
• il tipo di attività;
• la durata giornaliera e settimanale del lavoro prestato, compreso il lavoro compensativo e il lavoro straordinario;
• l'inizio e la fine del lavoro;
• le pause di mezz'ora o più;
• i giorni di riposo o di riposo compensativo, se non cadono sempre di domenica;
• gli eventuali supplementi di salario e di tempo (lavoro notturno, domenicale, straordinario).

Per quanto tempo conservare la registrazione?

Cinque anni dalla loro scadenza (OLL 1, art. 73 cpv. 2). In concreto, le ore del 2026 devono restare consultabili fino al 2031, anche per un dipendente che nel frattempo ha lasciato l'azienda.

È un punto da verificare nel vostro strumento: eliminare l'account di un ex dipendente non deve mai cancellare lo storico delle sue ore.

La registrazione semplificata (OLL 1, art. 73b)

Per i dipendenti che possono stabilire autonomamente una parte importante dei loro orari, basta registrare la durata totale del lavoro giornaliero. L'inizio, la fine e le pause non devono quindi essere annotati (salvo per il lavoro notturno o domenicale).

Le condizioni:

• in un'azienda con 50 dipendenti o più, serve un accordo con la rappresentanza dei lavoratori (o con la maggioranza di essi);
• in un'azienda con meno di 50 dipendenti, basta un accordo individuale scritto con il dipendente;
• deve svolgersi un colloquio annuale sul carico di lavoro.

Per un operaio di cantiere che segue l'orario della squadra, questa opzione in genere non è adatta: non stabilisce lui i propri orari.

Le condizioni e l'accordo necessario sono spiegati nel nostro articolo sulla registrazione semplificata dell'orario di lavoro.

La rinuncia (OLL 1, art. 73a)

È possibile non registrare affatto il tempo di lavoro, ma solo per dipendenti che:

• dispongono di una grande autonomia nel lavoro e negli orari;
• guadagnano un salario annuo lordo superiore a 120 000 CHF (bonus compresi);
• hanno dato il loro accordo scritto;

e solo se un contratto collettivo di lavoro lo prevede. In una PMI dell'artigianato è un caso raro.

Cosa non basta in caso di controllo

• Un quaderno compilato a memoria il venerdì.
• Un file Excel ricostruito a fine mese.
• Fogli ore senza ora di inizio e di fine.
• Ore che non distinguono le pause.

Il problema non è lo strumento, ma l'affidabilità. Più tardi vengono annotate le ore, più sono contestabili. In un contenzioso sulle ore supplementari spesso è il datore di lavoro a dover dimostrare che il suo rilevamento è esatto.

In sintesi

1. Ogni dipendente deve avere un rilevamento delle sue ore: inizio, fine, pause, totali per giorno e per settimana.
2. La registrazione si conserva 5 anni.
3. La registrazione semplificata (solo durata per giorno) richiede un accordo scritto e dipendenti autonomi.
4. La rinuncia totale è riservata ai salari alti con grande autonomia, tramite un CCL.

Per il calcolo delle ore in più, leggete la nostra guida sulle ore supplementari in Svizzera.

FAQ

Il titolare deve registrare anche le proprie ore?

No, la Legge sul lavoro protegge i dipendenti. Il titolare dell'azienda non vi è sottoposto per sé stesso. Anche i familiari che lavorano nell'azienda hanno uno statuto particolare (LL, art. 4).

Un apprendista deve timbrare?

Sì, come ogni dipendente. Per i giovani sotto i 18 anni si aggiungono regole più severe sulla durata del lavoro e sulle pause (OLL 5).

Basta un semplice badge all'entrata?

Basta se fornisce le ore reali di inizio e fine del lavoro, pause comprese. In cantiere il lavoro inizia spesso lontano dal deposito: una timbratura dal telefono, all'inizio e alla fine della giornata, è più fedele.

---

Questo articolo ha uno scopo informativo e non sostituisce una consulenza legale. In caso di dubbio, fate riferimento ai testi ufficiali (fedlex.admin.ch, seco.admin.ch) o rivolgetevi a uno specialista.